Zo organiseer je een perfect buitenevenement

Geplaatst op 11 mei 2020

Heb je plannen voor het organiseren van een buitenevenement? We geven je graag een aantal tips om de uitvoering van je evenement te laten slagen. Er komen meerdere aspecten kijken bij het organiseren van een evenement. Kies je een mooie locatie in de stad of midden in de natuur? Ga je hierbij festivaltenten huren of is alles in de openlucht? Lees verder om erachter te komen waar je precies op moet letten en rekening mee moet houden.

De planning

Je begint uiteraard met de planning. Deze wil je het liefst ver van tevoren al af hebben, ver voor de dag van het evenement. Denk hierbij aan de gastenlijst, eventueel kaartverkoop en het huren van alle benodigde materialen. Zo wil je op tijd spullen gehuurd hebben, zodat je goed voorbereid bent. Dit kan in vorm van belangrijkheid afgewerkt worden. Zo staat een festivaltent bijvoorbeeld boven het huren van geschikte zitplaatsen op de lijst.

Festivaltent

Het huren van tenten voor op je evenement is bijna onmisbaar. Het is goedkoper en voordeliger dan het laten plaatsen van mobiele ruimtes, zoals grote containers e.d. Een festival is voor velen ook het aanzicht van je evenement. Als dit  goed is verzorgd laat je een goede indruk achter bij je bezoekers. Er zijn diverse festivaltenten die je kunt huren. Denk hierbij aan:

• Pagode tent
• Alupaviljoen tent
• Transparante tent
• Flextent

Taken uit handen geven

Maak een duidelijke verdeling qua verantwoordelijkheden binnen je team. Hoe klein een evenement ook is, hulp van extra mensen is altijd nodig. Van een barbecue in de tuin tot aan een festival in het stadspark. Met een duidelijke verdeling kan alle taken solide geregeld en uitgevoerd worden.

Promoot je evenement

Zorg dat de mensen die je wilt ontvangen ook daadwerkelijk ervan afweten. Hier kun je verschillende manieren voor inzetten. Zo kan je online social media inzetten, mond tot mondreclame en gebruik maken van reclame plaatsingen. Zoals in de lokale krant, de groepsapp of op tv. Je kunt zelf bepalen hoever je hierin wilt gaan. Dit is natuurlijk afhankelijk of je een verdienmodel hebt of dat het gaat om een non-profit evenement.

Het evenement 

Naast het voorbereiden is natuurlijk het evenement zelf belangrijk. Op de dag zelf moet alles klaar staan en moeten de gasten kunnen genieten. Zorg dat tijdens het evenement alle processen goed in werking zijn. Een oponthoud of een probleem kan in een klein hoekje schuilen. Met deze belangrijkste aspecten ben je goed voorbereid en ga je een succesvol evenement tegemoet.